The Ultimate Checklist: Is Your Office Printer Costing You Too Much?

Is Your Office Printer Draining Your Budget? Here’s the Checklist You Need

Your office printer might be quietly draining your budget. From hidden inefficiencies to outdated contracts, rising print costs often go unnoticed. Use this checklist to spot the warning signs and take back control.

The Ultimate Cost Checklist for Office Printers

1. Your Monthly Printing Costs Are Sky-High

  • Are you frequently buying ink or toner?

  • Do printing expenses fluctuate unpredictably?

Smart Fix: Switch to high-yield toner cartridges or a cost-per-page print plan. These options help control spend and reduce replacements.

2. You’re Constantly Calling for Repairs

  • Do breakdowns feel like a regular event?

  • Are your repair bills adding up?

Smart Fix: A Managed Print Services (MPS) provider can proactively monitor your printer fleet, handle maintenance, and reduce downtime.

3. Paper Waste Is Out of Control

  • Is single-sided printing still the default?

  • Are unnecessary documents being printed?

Smart Fix: Enable duplex printing and set print rules (like limiting colour printing or requiring PIN release) to cut down on paper waste.

4. You’re Using Outdated Printer Tech

  • Does your printer lack wireless or mobile printing?

  • Is it painfully slow or underperforming for your team size?

Smart Fix: Invest in modern, multifunction printers (MFPs) that combine printing, scanning and copying — all with better speed, features and energy efficiency.

5. Security Risks Are Flying Under the Radar

  • Is your printer integrated into the network without encryption?

  • Have you experienced or worried about data breaches?

Smart Fix: Upgrade to printers with built-in security features like encrypted printing, user authentication and activity logs to safeguard sensitive data.

6. You Have No Insight Into Print Activity

  • Do you know which departments are printing the most?

  • Can you detect patterns of overuse or misuse?

Smart Fix: Use print monitoring software to gain full visibility into usage, identify inefficiencies and promote responsible behaviour.

7. You’re Stuck in a Bad Leasing Contract

  • Are your leasing fees higher than expected?

  • Do the contract terms feel restrictive or unclear?

Smart Fix: Revisit your current agreement and negotiate with a more transparent provider. A flexible MPS contract can save you from long-term cost traps.

🛠 How to Reduce High Printing Costs

Start with a Print Audit
Understand exactly how much you print, what it costs, and where waste occurs.

Adopt Managed Print Services (MPS)
An MPS partner tailors a solution for your business — reducing costs, streamlining devices and automating supply management.

Upgrade to Energy-Efficient Devices
Modern printers consume less energy and require fewer interventions.

Train Your Team
Promote digital workflows and smart printing habits to reduce unnecessary output.

🌱 Why It Matters

Reducing print costs goes beyond your bottom line. It boosts efficiency, decreases environmental impact and supports your journey

to becoming a more sustainable business.

A well-managed print setup empowers your team to focus on what truly matters — not dealing with paper jams or toner orders.

📌 Final Thoughts

If you’ve ticked off even one item on this checklist, your printer might be costing more than it should. The good news? You’re not stuck with it.

Take action today.


Start with a print audit and explore Managed Print Services that offer transparent pricing, proactive maintenance and modern device upgrades.

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